Dr. rer. nat. Martin Jürgens
Heilpraktiker für Psychotherapie
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Verarbeitungsvorfall "Terminreservierung im Internet" (Kürzel "TR")
Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung
Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (Datenschutz-Grundverordnung), kurz "DSGVO". Diese ist über die EU abrufbar.
Die Speicherung und Verarbeitung der Daten ist aus folgenden Gründen rechtsmäßig: DSGVO, Artikel 6, Absatz (1) a, b und c:
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Satz |
Begründung |
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a |
Der Internet-Nutzer hat die Einwilligung zu der Verarbeitung der ihn betreffenden personenbezogenen Daten gegeben, indem er die entsprechende Checkbox aktiviert hat. |
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b |
Die Verarbeitung der Daten ist zur Erfüllung eines Vertrages (Behandlung von Ihnen als Klienten durch Dr. Martin Jürgens) erforderlich, wenn der Vertrag auf Anfrage des Klienten (von Ihnen) erfolgt. Dies ist der Fall, wenn Sie eine Terminanfrage für eine Behandlung absenden. |
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c |
Ich habe als Heilpraktiker für Psychotherapie besondere rechtliche Verpflichtungen für die Dokumentation der Interaktion mit meinen Klienten. Für die Haftung aus dem Behandlungsvertrag nach Paragraph 630 A BGB gilt die allgemeine Verjährungsfrist von drei Jahren (Paragraph 195 BGB). Handelt es sich um Schadensersatz- und Schmerzensgeldansprüche, verlängert sich nach Paragraph 199 Abs. 2 BGB die Verjährungsfrist, unabhängig von einer Kenntnis oder grob fahrlässige Unkenntnis, auf 30 Jahre. Von daher kann auch eine telefonische Anfrage, die nur gestellt wurde, aber nicht zu einer Behandlung geführt hat, von Bedeutung sein, um z.B. nachzuweisen, dass ich nicht auf Grundlage des Bayerischen Unterbringungsgesetzes in Verbindung mit Paragraph 34 StGB (rechtfertigender Notstand) zu einer Handlung verpflichtet gewesen bin. Beispiel: |
Ihr Einverständnis in die Datenverarbeitung
Durch Klicken der Checkbox "Ich bin mit der Verarbeitung und Speicherung meiner Daten für die Terminreservierung einverstanden" erteilt der Internet-Nutzer die Einwilligung in die Verarbeitung und Speicherung seiner übertragenen Daten für die Reservierung eines Termins zur Behandlung bei Dr. Martin Jürgens.
Das Reservieren eines Termins ohne Klicken der Checkbox wird technisch über ein PHP-Server-Skript verhindert. Das erfolgreiche Reservieren eines Termins gilt damit als Dokumentation der Einwilligung zur Verarbeitung und Speicherung der Daten.
Die angeforderten Daten (Pflicht-Felder) sind für die Vertragserfüllung (Reservierung eines Termins) erforderlich, dies ist unten weiter ausgeführt.
Ablauf der Datenverarbeitung
Schritt TR.1
Wenn ein Internet-Nutzer auf dieser Homepage einen Termin vereinbart, so werden folgende Daten erhoben und zum Server gesendet:
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Daten |
Art der Eingabe |
erforderlich weil |
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Terminwunsch |
mindestens 1 ist Pflicht |
Ein Terminwunsch macht nur mit einem ausgewählten Termin Sinn. |
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Die Einverständnis über die inhaltliche Aufklärung |
Pflicht |
Der Internet-User muss aufgeklärt sein über die Heilbefugnis von Dr. Martin Jürgens, die damit zusammenhängende Abrechnung über Krankenkasse, sowie die Höhe der zu erwartenden Kosten der Behandlung und der Absage-Kosten. |
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Die Einverständnis über die datenschutzrechtliche Verarbeitung und Speicherung |
Pflicht |
Der Internet-User muss über die Verarbeitung und Speicherung seiner Daten aufgeklärt werden. |
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Vor- und Nachname |
Pflicht |
Der Vor- und Nachname des Internet-Users wird zur Identifizierung in der Praxis beim Termin und zur Ansprache benötigt. |
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eMail-Adresse |
Pflicht |
Die E-Mail-Adresse wird benötigt zum Versenden der Bestätigungs-E-Mail. |
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Telefonnummer |
Pflicht |
Die Telefonnummer wird benötigt, falls ich kurzfristig einen Termin, zum Beispiel krankheitsbedingt, absagen muss. |
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Bemerkung |
Kann |
Dieses Feld ist nicht erforderlich, bietet aber dem Klienten die Möglichkeit, Wünsche bezüglich der Behandlung zu äußern, zum Beispiel "Paartherapie". |
Diese Daten werden am Server geprüft: Alle Pflichtfelder müssen gefüllt bzw. angeklickt sein. Ist dies nicht der Fall, so erfolgt keine weitere Datenverarbeitung, sondern die Daten werden dem Internet-Nutzer erneut angezeigt. Zusätzlich wird farblich gekennzeichnet, welche Daten fehlen oder falsch sind. Es wird nicht überprüft, ob die Daten gültig sind.
Schritt TR.2a
Sind die Eingaben korrekt, so werden folgende Daten per eMail an die vom Internet-Nutzer eingegebene eMail-Adresse verwendet. Dies ist die Bestätigung der Terminanfrage.
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Daten |
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Domain |
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Vor- und Nachname |
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Terminwunsch |
Wie es bei eMail-Programmen üblich ist, wird dabei der Gesendet-Zeitpunkt (entspricht Datum und Zeitpunkt des erfolgreichen Absenden des Formulars) mit übertragen.
Diese eMail wird zusätzlich über BCC an Dr. Martin Jürgens übertragen, wobei die eMail-Adresse martin.juergens@drmj.de verwendet wird.
Diese eMail wird von Dr. Martin Jürgens vom eMail-Server abgerufen. Dabei wird die eMail vom eMail-Server gelöscht. Die eMail befindet sich dann auf dem PC von Dr. Martin Jürgens, wo diese in Microsoft Outlook verwaltet wird. Die Aufbewahrungsdauer für diese Anfragen beträgt 30 Jahre (§ 199 Abs. 2 BGB).
Schritt TR.2b
Weiterhin werden an Dr. Martin Jürgens folgende Daten per eMail gesendet, wobei die eMail-Adresse martin.juergens@drmj.de verwendet wird:
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Daten |
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Domain |
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Vor- und Nachname |
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eMail-Adresse |
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Telefonnummer |
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Terminwunsch |
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Bemerkung |
Wie es bei eMail-Programmen üblich ist, wird dabei der Gesendet-Zeitpunkt (entspricht Datum und Zeitpunkt des erfolgreichen Absenden des Formulars) mit übertragen.
Diese eMail wird von Dr. Martin Jürgens vom eMail-Server abgerufen. Dabei wird die eMail vom eMail-Server gelöscht. Die eMail befindet sich dann auf dem PC von Dr. Martin Jürgens, wo diese in Microsoft Outlook verwaltet wird. Die Aufbewahrungsdauer für diese Anfragen beträgt 30 Jahre (§ 199 Abs. 2 BGB).
Nach der Überprüfung der übertragenen Daten durch Dr. Martin Jürgens, insbesondere, ob der Terminwunsch frei ist, werden die Daten im lokalen auf dem PC befindlichen Outlook-Kalender eingetragen. Dabei wird unterschieden, ob es sich bei den übertragenen Daten um einen neuen oder einen bestehenden Klienten handelt. Bei einem bestehenden Klienten werden folgende Daten eingetragen:
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Daten |
Bemerkung |
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Interne Klienten-ID |
Die Interne Klienten-ID wird nach der ersten Behandlungsstunde vergeben. |
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Erste drei Buchstaben des Nachnamens |
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Terminwunsch |
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Bemerkung |
Soweit vorhanden und für die Behandlung notwendig |
Bei einem neuen Klienten werden folgende Daten im Outlook -Kalender gespeichert:
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Daten |
Bemerkung |
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Vor- und Nachname |
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eMail-Adresse |
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Telefonnummer |
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Terminwunsch |
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|
Bemerkung |
soweit vorhanden und für die Behandlung notwendig |
Nach der ersten Behandlungsstunde werden diese Daten innerhalb Outlook überführt in die Daten eines bestehenden Klienten (mit interner Klienten-ID, siehe Tabelle zuvor).
Die Aufbewahrungsdauer für alles diese Daten beträgt 30 Jahre (§ 199 Abs. 2 BGB).
Schritt TR.3
Wenn mindestens eine Stunde aus der Terminanfrage fest in den Outlook-Kalender eingetragen wurde, so bekommt der Internet-Nutzer eine endgültige Bestätigung per eMail. Dabei werden folgende Daten verwendet:
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Daten |
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Domain |
|
Nachname |
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eMail-Adresse |
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Terminwunsch |
Wenn der Internet-Benutzer bereits vorher andere Termine fest reserviert hatte, so werden diese zusätzlich in der eMail eingefügt, damit der Klient eine komplette Liste aller Termine hat.
Gleiches Vorgehen wird gewählt, wenn die reservierten Termine bereits anderweitig vergeben sind und sich der Internet-Nutzer einen anderen Termin aussuchen muss.
Schritt TR.4
Wenn ein Klient vor Beginn der gebuchten Stunde diese absagt, so werden folgenden Daten hinzugefügt:
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Daten |
Bemerkung |
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Datum und Zeit der Absage |
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Medium der Absage |
z.B. eMail, SMS, Telefon |
Die Aufbewahrungsdauer für diese Daten beträgt 30 Jahre (§ 199 Abs. 2 BGB).
Sollte die Absage per eMail, SMS, iMessage oder WhatsApp geschehen, so gelten gleiche Aufbewahrungsdauern für diese Kommunikationsmedien. eMails werden dabei innerhalb Outlook lokal gespeichert. iMessages und SMS werden per Screenshot, WhatsApp-Chat-Verläufe als Text-Datei über die Export-Funktionen per eMail an Dr. Martin Jürgens (eMail-Adresse martin.juergens@drmj.de) gesendet.
Weitere Verarbeitung der Daten
Wenn ein Interessent ein Klient bei Dr. Martin Jürgens wird, werden dessen Daten weiter innerhalb der Praxis verarbeitet. Über diese Datenverarbeitung wird dann in der ersten Behandlungsstunde informiert.
Schutz der Daten
Für den Kontakt zwischen dem Server und dem Endgerät (z.B. Internet-Browser oder eMail-Programm) wird verschlüsselte Kommunikation (https/ssl) verwendet. eMails werden mittels PGP/GnuPG verschlüsselt übertragen.
Auskunftsrecht
Sie haben das Recht, von mir Auskunft über die von Ihnen gespeicherte Daten zu bekommen. Schreiben Sie mir dazu einfach eine eMail oder einen Brief. Die Kontaktdaten finden Sie im Impressum.
Widerrufsrecht / Recht auf Vergessenwerden
Laut DSGVO muss eine einmal erteilte Einwilligung über die Datenverarbeitung für die Zukunft widerrufen werden können. Daher kann ein Internet-User der Verarbeitung und Speicherung seiner Daten, die innerhalb dieses Verarbeitungsvorfalles anfallen, widersprechen. Dazu reicht eine formlose eMail an martin.juergens@drmj.de.
Dr. Martin Jürgens wird diese Daten bei Widerruf nicht weiter verarbeiten, es sei denn, dass die Daten zum Abschluss der Vertrages (Stellen der letzten Rechnung, Einfordern des Rechnungsbetrages, notfalls gerichtlich) notwendig sind. Ist Letzteres der Fall, ist erst der Vertrag abzuschließen, bevor die Datenverarbeitung durch Dr. Martin Jürgens beendet werden kann.
Dr. Martin Jürgens wird nach Ablauf der gesetzlich vorgeschriebenen Frist (30 Jahre, siehe oben) die Daten löschen.
Datenschutz-Verantwortlicher
Für den Datenschutz bezüglich dieser Homepage und meiner Praxis bin ich selbst verantwortlich:
Dr. rer. nat. Martin Jürgens
Wilhelm-Hauff-Str. 54
84036 Landshut
fon: 0871-4301330
martin.juergens@drmj.de
Offizieller Ansprechpartner für Datenschutzangelegenheiten im Land Bayern
Meine Praxis liegt im Bundesland Bayern. Damit ist der offizieller Ansprechpartner in allen Angelegenheiten des Datenschutzes:
Dr. Thomas Petri
Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz
Postfach 22 12 19
80502 München
oder:
Wagmüllerstr. 18
80538 München
Telefon: 089/21 26 72-0
Telefax: 089/21 26 72-50
E-Mail: poststelle@datenschutz-bayern.de
Homepage: www.datenschutz-bayern.de
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